Datenschutzhinweise für Sportik intern

Stand 28.08.2026 · Verantwortlich: Sportik e.V., Mülheimer Str. 7, 13583 Berlin, info@sportik.org

Wofür diese Anwendung da ist

Sportik intern organisiert die Einsätze beim Deutschen Motorik-Test (DMT) an Berliner Grundschulen: Wochenplanung, Team-Einteilung, Benachrichtigungen, Onboarding-Unterlagen und die Nachweise gegenüber der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie (Zuwendung „Berlin hat Talent").

Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten: Name, E-Mail, Telefon, Rolle, Funktion, Praktikumszeitraum, Studiengang/Hochschule (Rechtsgrundlage: Praktikums-/Arbeitsvertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Unterlagen der Personalakte: Praktikumsvertrag, erweitertes Führungszeugnis, Masernschutz-Nachweis, Personalbogen, Zeugnis. Diese Dokumente sind gesetzlich bzw. durch die Zuwendungsauflagen erforderlich (§ 20 IfSG, § 30a BZRG, ANBest-P). Sie werden verschlüsselt gespeichert, nur von der Leitung geprüft, und jeder Zugriff wird protokolliert — das Protokoll kannst du selbst einsehen. Die Unterlagen werden dauerhaft in der Personalakte (Nextcloud des Vereins, Server in Deutschland) aufbewahrt; Grundlage sind das Prüfrecht des Zuwendungsgebers/Rechnungshofs und arbeitsrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Wohnort oder Start-Haltestelle: nur zur Berechnung der Fahrzeit zur Schule; an den Fahrplan-Dienst werden ausschließlich Koordinaten übermittelt, kein Name.
• Einsatz- und Stundendaten: Zuweisungen, Bestätigungen, Anwesenheit (für Stundennachweise und Verwendungsnachweis an die Senatsverwaltung).
• Benachrichtigungen: E-Mail immer; App-Push nur, wenn du ihn einschaltest.
• WhatsApp-Gruppe „DMT Team": Wochenplan, Tagesübersicht und Änderungen werden zusätzlich automatisch in diese Gruppe gepostet — nur Übersichten (Schule, Uhrzeit, Vornamen des Teams), nichts Persönliches. Der Beitritt ist freiwillig (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); du kannst die Gruppe jederzeit verlassen. Für alle Gruppenmitglieder ist deine Handynummer sichtbar; die Nachrichten laufen über WhatsApp (Meta Platforms Ireland, Datenübermittlung in Drittländer möglich). Der automatische Versand nutzt einen inoffiziellen WhatsApp-Client des Vereinsdienstleisters.
• Campus-Abgleich: ob der Onlinekurs auf campus.sportik.org abgeschlossen ist (Abgleich über deine E-Mail-Adresse).
• Technisch: Login-Sitzungen, Fehlversuche (IP, 7 Tage), Änderungsprotokoll.

Wer Zugriff hat

Die Vereinsleitung/das Backoffice sieht alle Daten. Teamleitende sehen die Mitglieder ihrer Teams (Name, Telefon falls freigegeben). Alle anderen sehen nur ihre eigenen Daten und die Vornamen ihres Teams. Keine Weitergabe an Dritte außer an die Senatsverwaltung im Rahmen der Zuwendung (Stundennachweise, Personalbogen).

Wo die Daten liegen

Auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Auftragsverarbeitung). Dokumente sind zusätzlich verschlüsselt (AES-256), Backups ebenso.

Löschung

Planungs- und Kommunikationsdaten werden nach Ende der Tätigkeit anonymisiert, sobald das Prüfrecht des Zuwendungsgebers abgelaufen ist. Die Personalakte bleibt nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erhalten.

Deine Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung (soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht), Widerruf von Einwilligungen, Beschwerde bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Anfragen an info@sportik.org.